最高法院最近的判决强调了公证实践中一丝不苟的重要性。未能在其公证登记册中记录一份文件导致律师被处以停职处罚，进一步说明了公证职责中固有的公众信任的重要性。该决定强调，公证员的职责不仅仅是履行一项程序性的行为，而是一项与重大公共利益相关的实质性行为。该裁决对法律界敲响了警钟，提醒人们，必须严格遵守公证规则，以维护公证文件的完整性，从而确保公众对法律制度的信心。

疏忽细节：当公证错误导致法律责任时

案件围绕着 Bernaldo E. Valdez 提起的针对律师 Winston B. Hipe 的行政申诉展开，指控其违反了律师誓词和 2004 年《公证规则》。Valdez 声称，律师 Hipe 在支持律师 Calberito M. Caballero 提交的反宣誓书时执行了一份宣誓书。据称，律师 Hipe 在这份宣誓书中声称，他公证了 Arnold Pe、Pearl Marjorie Pe 和 Evaristo Pe 签署的核实和无论坛购物证明（“核实/证明”），并载有以下公证详细信息：“文件编号 379；页码 76；书籍编号 XXXI；2016 系列”，他可能因疏忽而未在其公证报告中报告。然而，Quezon 市区域审判法院 (OCC-RTC) 文书办事处 2018 年 2 月 9 日出具的证明显示，律师 Hipe 指的是死亡情况宣誓书，而不是核实/证明。随后，Valdez 提起了行政诉讼，指控律师 Hipe 违反了公证规则。

案件的关键在于律师 Hipe 提交给 OCC-RTC 的公证报告中缺少核实/证明。正如 OCC-RTC 出具的证明所确认的那样，同一公证详细信息被分配给了两个不同的文件。最高法院强调，公证员有义务按照 2004 年《公证规则》第 IV 条规则第 2 节的要求，保存、维护和保护其公证行为的按时间顺序排列的官方公证登记册。具体而言，该规则规定，每次公证行为都必须在公证登记册中记录，包括条目编号和页码；公证行为的日期和时间；公证行为的类型；文书、文件或诉讼的标题或描述；每个委托人的姓名和地址；主管的身份证明；以及收取的费用等等。至关重要的是，该规则还规定，公证人应在他面前签署、宣誓或承认的每份文书或文件中给出与登记册中相应的编号，并应在文书或文件中说明登记册中记录该文书的页数。因此，公证员必须保证没有任何遗漏并保证准确性。

最高法院强调，鉴于公证文件的证据价值，律师 Hipe 未能将其记录在公证登记册中相当于虚假地表明该文件已被公证，而实际上并非如此。记录中没有该文件或文书，并且其中没有任何副本，这让人怀疑该文件或文书是否确实经过了公证。最高法院援引了法律原则“事实本身说明”，发现律师 Hipe 有行政责任。考虑到律师 Hipe 承认违反 2004 年《公证规则》，最高法院裁定律师 Hipe 玩忽职守其作为公证员的职责。最高法院认为律师 Hipe 的疏忽行为损害了核实/证明的签署人的利益。律师 Hipe 因未能履行公证职责而被判处暂停执业一个月、撤销公证资格（如有）以及一年内取消担任公证员的资格。

在确定适当的纪律处分时，最高法院考虑了包括违规行为的数量或严重程度在内的各种缓和因素。其他相关因素包括律师的服务年限、对违规行为的承认和悔恨、家庭情况、人道主义和公平考虑以及年龄。在本案中，最高法院考虑了律师 Hipe 担任公证员超过十八年，并且这是他第一次发现他有行政责任，他承认了他的违规行为并表示歉意，以及他的年龄。考虑到这些因素，最高法院决定给予律师 Hipe 一定程度的宽大处理，因此判处了较短的停职期和取消资格期。然而，最高法院也发出了严厉警告，即未来再犯同样的罪行或类似行为将受到更严厉的处罚。此外，律师 Hipe 还被指示立即向最高法院提交一份声明，表明他的停职已经开始，并向所有法院和准司法机构提供副本，他在那里以律师身份出庭。

常见问题

本案提醒所有公证员，认真履行职责至关重要，确保始终维护公众的信任。未能履行这些职责可能会导致严重的后果，包括暂停执业和取消公证资格。律师必须遵守规定的规则并承担其职责，这一点非常重要，因为这样做可以保护我们法律框架的完整性和可靠性。

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来源：Bernaldo E. Valdez 诉 Atty. Winston B. Hipe, A.C. No. 12443, 2022 年 3 月 14 日