公证人必须严格核实身份并准确记录，否则将承担法律责任

A.C. No. 13557 [Formerly CBD Case No. 14-4293], October 04, 2023

想象一下：您急需公证一份重要文件，但公证人却未认真核实对方身份，导致日后出现欺诈行为，给您造成巨大损失。这就是公证人疏忽可能造成的严重后果。菲律宾最高法院最近审理的一起案件，就凸显了公证人在身份验证和记录方面的责任。本案不仅对律师职业道德提出了警示，也为公众敲响了警钟。

法律背景：公证行为的重要性

公证行为在菲律宾法律体系中扮演着重要角色。经过公证的文件具有更高的法律效力，无需进一步证明其真实性。因此，公证人被赋予了重要的责任，必须严格遵守相关规定，以维护公众对公证制度的信任。

2004年《公证规则》（2004 Notarial Rules）明确规定了公证人的职责。其中，最重要的两项是：

• 亲自到场：签署文件的人必须亲自到公证人面前。
• 身份验证：公证人必须亲自认识签署人，或者通过有效的身份证明文件来确认其身份。

《公证规则》第II章第12条明确了“有效身份证明”的定义，包括：

至少一份由官方机构颁发的、带有个人照片和签名的有效身份证件，例如但不限于：护照、驾驶执照、专业监管委员会身份证、国家调查局证明、警察证明、邮政身份证、选民身份证、Barangay证明、政府服务保险系统（GSIS）电子卡、社会保障系统（SSS）卡、Philhealth卡、老年人卡、海外工人福利管理局（OWWA）身份证、海外菲律宾工人身份证、海员证、外国人登记证/移民登记证、政府办公室身份证、国家残疾人福利委员会（NCWDP）证明、社会福利与发展部（DSWD）证明；或者

社区税务证明（CTC）由于容易获得且不包含照片和签名，已不再被视为有效的身份证明。

此外，《公证规则》还要求公证人对每一次公证行为进行详细记录，包括日期、时间、文件类型、当事人信息以及使用的身份证明等。这些记录对于日后可能出现的纠纷至关重要。

案件回顾：Fonacier 诉 Maunahan 律师案

本案涉及Dominador C. Fonacier对Atty. Gregorio E. Maunahan律师的投诉，指控其存在严重不当行为、严重欺诈以及违反律师誓言和《2004年公证规则》的行为。

案件的起因是Atty. Maunahan律师公证了一份特别授权书（SPA）和一份遗失声明（AOL），声称由Anicia C. Garcia签署。然而，Fonacier指出，真正的Anicia C. Garcia早在1999年就已去世，因此不可能签署这些文件。此外，这些文件也没有在Atty. Maunahan律师的公证登记簿中找到记录。

以下是案件的关键时间线：

• 2009年5月12日：Atty. Maunahan律师代表Anicia C. Garcia的代理人Ma. Nida N. Garcia向Laguna地区审判法院提起诉讼，要求补发遗失的产权证。
• 2009年8月10日：法院批准了补发产权证的请求。
• 2009年9月1日：Fonacier提出复议，指出真正的Anicia C. Garcia已去世，且相关文件系伪造，法院撤销了之前的裁决。
• 2014年7月30日：Fonacier向菲律宾律师协会纪律委员会（IBP CBD）提起申诉，要求对Atty. Maunahan律师进行除名处分。

Atty. Maunahan律师辩称，他当时相信出现在他面前的“Anicia”就是真正的Anicia C. Garcia，并出示了对方提供的社区税务证明（CTC）作为证据。他还声称，由于员工的疏忽，他未能将这些文件记录在公证登记簿中，但事后已进行了补救。

IBP最初建议对Atty. Maunahan律师处以吊销公证资格、暂停律师执业资格等处罚。但经过复议，IBP最终建议驳回申诉，理由是Atty. Maunahan律师年事已高，且为社区做出了贡献。

然而，最高法院推翻了IBP的建议。法院认为，Atty. Maunahan律师的疏忽行为严重违反了《公证规则》和律师职业道德，必须受到惩罚。

最高法院强调：

“公证行为并非空洞、毫无意义或例行公事，而是具有实质性公共利益的行为。公证将私人文件转化为公共文件，使其无需进一步证明即可作为证据采纳。因此，公证人必须极其谨慎地遵守履行公证职责的基本要求；否则，公众对公证文件完整性的信心将会受到损害。”

实际影响：对律师和公众的启示

本案对菲律宾的律师和公众都具有重要的实际意义。它强调了公证人在履行职责时必须保持高度的警惕和专业性。对于律师而言，这意味着必须严格遵守《公证规则》，确保所有文件都经过适当的身份验证和记录。对于公众而言，这意味着在寻求公证服务时，应该选择信誉良好、经验丰富的律师。

主要教训：

• 身份验证至关重要：公证人必须使用有效的身份证明文件来确认签署人的身份，不能仅仅依赖社区税务证明等容易伪造的文件。
• 记录必须准确：公证人必须对每一次公证行为进行详细记录，确保所有信息都准确无误。
• 专业性是根本：公证人必须保持高度的专业性，严格遵守相关法律法规，以维护公众对公证制度的信任。

假设案例：如果一家公司需要公证一份重要的商业合同，但公证人未能认真核实合同签署人的身份，导致日后发现签署人并非公司授权代表，那么这份合同的有效性将受到质疑，给公司造成巨大的经济损失。本案提醒所有企业，在处理重要法律文件时，务必选择信誉良好的公证人，并确保所有程序都符合法律规定。

常见问题解答

问：什么是公证？

答：公证是指由公证人对法律行为、具有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。经过公证的文件具有更高的法律效力。

问：公证人有哪些职责？

答：公证人的主要职责包括：核实当事人身份、审查文件内容、确保文件符合法律规定、进行公证登记等。

问：哪些文件需要进行公证？

答：一些常见需要公证的文件包括：房地产买卖合同、遗嘱、授权委托书、公司章程等。具体哪些文件需要公证，取决于相关法律法规的规定。

问：如果公证人存在疏忽，我该怎么办？

答：如果公证人存在疏忽，您可以向菲律宾律师协会纪律委员会（IBP CBD）提起申诉，要求对其进行调查和处理。您也可以向法院提起诉讼，要求赔偿损失。

问：如何选择一位合格的公证人？

答：选择公证人时，应该考虑以下因素：公证人的资质、经验、信誉以及是否熟悉相关法律法规。

需要专业的法律咨询吗？ 联系我们 或发送邮件至 nihao@asglawpartners.com 安排咨询。